Rapports en ligne

Cette année, le réseau de la DDC sur la gouvernance a tenu son événement mondial en face-à-face à Kiev. Le rapport final de l'événement est basé sur le web : les moments clés de l'événement et les idées sont partagés sur le web. Le rapport est hébergé sur la plateforme SharePoint du DFAE, qui met à votre disposition des outils de base pour créer votre rapport. Rien d'extraordinaire, mais c'est mieux qu'un rapport PDF envoyé par courrier électronique !

Dans le passé, j'ai écrit sur les avantages des rapports basés sur le web. Cette fois-ci, je voudrais souligner trois étapes clés de la production.

Pour ce rapport, j'ai rejoint l'équipe de l'atelier dès le début. Une fois l'orientation thématique clarifiée, j'ai commencé à créer la page de l'atelier. La structure suit les blocs thématiques. Chaque bloc est ensuite complété par du contenu : des documents de référence que les participants peuvent lire à l'avance, ou des informations sur les voyages. Il est souhaitable que tout le monde commence à utiliser la page de l'atelier le plus tôt possible. Chacun doit savoir qu'il s'agit de l'endroit où l'on peut obtenir toutes les informations sur l'événement. Dans ce cas, les organisateurs de l'atelier ont utilisé les outils de collaboration SharePoint pour finaliser les documents clés de l'atelier, tels que le programme.

Cela n'a pas de sens d'enregistrer l'intégralité de l'événement sur vidéo. Vous vous retrouvez avec un nombre incalculable d'heures d'images que vous serez obligé de mettre en ligne - ce qui tue l'attention de votre public avec trop de vidéo 😉 Trouvez la bonne combinaison de rapports : texte, vidéo, photos des tableaux de conférence. En outre, il n'est pas nécessaire de résumer toutes les discussions de groupe lors d'une séance plénière. Certaines connaissances peuvent être partagées uniquement dans votre rapport final. De cette manière, vous maintenez vos participants dans l'action (ils ne restent pas assis à écouter) et vous apaisez la "peur de manquer" typique des ateliers.

Les participants à l'atelier visitent votre page événementielle en particulier au cours des deux premières semaines suivant l'atelier. Essayez donc de finaliser votre rapport rapidement, avant que l'intérêt général ne s'estompe. C'est plus facile à dire qu'à faire. D'un point de vue technique, SharePoint n'est pas très convivial pour le téléchargement rapide et facile de contenu. L'emballage, le téléchargement de tout le contenu de l'atelier prend du temps. Ensuite, votre rapport doit être approuvé par l'organisateur de l'événement avant d'être publié. Une façon d'accélérer la livraison à l'utilisateur final est de publier rapidement et de laisser l'utilisateur final vous dire quel contenu doit être modifié. - Combiné à un forum de discussion, le fait de parler des changements apportés au rapport final est un moyen de maintenir la discussion au-delà de l'événement.

Voici d'autres exemples de rapports basés sur le web